Codul de etică și conduită

Codul de etică și conduită bazat pe declarația de misiune și pe valorile grupului VIG, și însușit de Carpathia Pensii, este conceput ca un cod de conduită unitar care promovează valorile fundamentale ale societății, respectiv diversitate, proximitate față de clienți și responsabilitate.

Codul urmărește atenuarea riscurilor care pot rezulta din încălcarea prevederilor acestuia de către Societate în activitatea proprie sau cea de administrare a fondurilor de pensii private administrate de Societate (de exemplu, amenzi, daune reputaționale sau alte pierderi financiare, cum ar fi cele rezultate din încetarea relațiilor de afaceri, excluderea de la licitații și oferte publice). De asemenea, Codul servește ca dovadă că societatea are implementate procese pentru a preveni acțiunile ilegale, în special penale, ale angajaților, fiind parte a unui sistem de guvernanță eficient.

Codul conține 15 principii considerate standarde minime și reguli de conduită obligatorii bazate pe valorile de bază și servește ca un ghid general, care va asigura ca aceste valori de bază sunt reflectate pe deplin în activitățile de zi cu zi și în relațiile cu clienții, partenerii de afaceri, acționarii și publicul.

Toți angajații societății, membrii structurii de conducere sunt responsabili de punerea în practică și de respectarea prezentului Cod.

Carpathia Pensii pune în vedere clienților și partenerilor de afaceri importanța respectării principiilor stabilite prin acest Cod, mai ales cele în materie de drepturile omului și dreptul internațional al muncii, precum și standardele pe care Societatea se angajează să le respecte în activitatea sa.

Valorile noastre

Suntem conștienți de responsabilitatea pe care, în calitate de membri ai unui grup internațional de companii, o avem față de clienți, angajați, acționari, parteneri de afaceri și față de societate în general. Prin activitatea noastră, ne străduim să promovăm dezvoltarea economică și socială durabilă. Atitudinea față de părțile interesate este guvernată de onestitate și durabilitate.

Valorile reprezintă idealuri care stau la baza luării deciziilor și ne ghidează în acțiunile întreprinse. Aceste trei valori sunt:

• Diversitatea

Datorită prezenței grupului din care facem parte în cele 30 de piețe, în principal în Europa Centrală și de Est, ne bucurăm de o înțelegere aprofundată a circumstanțelor locale. Avem acces la cunoștințele, ideile și experiența grupului din care facem parte. Diversitatea este unul dintre factorii de succes și una din valorile noastre fundamentale.

• Proximitatea față de clienți

Grupul din care facem parte are o prezență puternică, atât la nivel internațional, cât și la nivel local. Datorită experienței în piața pensiilor pirvate din România, suntem familiarizați cu nevoile specifice clienților noștri, iar acest lucru ne permite oferirea unor soluții personalizate și creșterea satisfacției clienților.

• Responsabilitatea

Ne bazăm pe o experiență bogată în domeniul protejării viitorului financiar al clienților noștri, adaptându-ne

continuu în cel mai eficient mod posibil. Simțul responsabilității și respectul sunt întotdeauna esențiale pentru relațiile cu clienții, partenerii de afaceri, acționari și societate în ansamblu.

Principiile noastre

1.     Respectarea prevederilor legale și ale reglementărilor interne

Ne asigurăm de cunoașterea și respectarea tuturor cerințelor legale care ne afectează activitatea. Ne propunem și ne obligăm să acționăm în strictă conformitate cu toate prevederile legislației primare și secundare aplicabile. Ne respectăm obligațiile ce ne revin, adoptate intern sau la nivel de grup, respectând standarde interne de etică în afaceri, general acceptate, dar și conforme acordurilor internaționale. În privința activității de zi cu zi, nu ne implicăm în practici ilegale și dezaprobăm orice acțiune ilegală care ar putea duce la implicarea Societății sau a grupului din care facem parte în comportamente ilegale. Mai mult, evităm orice implicare în activități a căror intenție evidentă este de a eluda prevederi sau standarde legale sau interne.

2.     Protecția drepturilor omului

Prin practica noastră de afaceri respectăm și sprijinim protecția drepturilor internaționale ale omului.  Ne  angajăm în  relații de afaceri care respectă standardele privind drepturile omului. Comportamentul nostru este ghidat de convențiile internaționale conexe, în special de: Pactul Global al ONU, Obiectivele de Dezvoltare Durabilă ale ONU, Carta Internațională a Drepturilor Omului.  

3.     Diversitatea și incluziunea

Diversitatea reflectă asemănările și diferențele pe care le întâlnim în relațiile cu clienții, partenerii  și angajații noștri. Managementul diversității implică respect, abordare deschisă și eforturi conștiente de a valorifica asemănările și diferențele.

Respectăm cultura și tradițiile persoanelor cu care interacționăm.

Nu tolerăm nici un fel de discriminare. Ne angajăm să promovăm egalitatea de șanse în ceea ce privește angajarea și promovarea personalului, indiferent de credință, religie, sex, convingeri, etnie, naționalitate, orientare sexuală, vârstă, culoarea pielii, dizabilitate sau stare civilă.

Nu acceptăm hărțuirea de orice fel și ne străduim să ne tratăm reciproc într-o manieră apreciativă și pozitivă.

4.     Protecția mediului

Suntem conștienți că toți avem un rol de jucat în protejarea mediului. Folosim resursele cu chibzuință și luăm în considerare implicațiile pentru mediu în acțiunile și deciziile noastre.

5.     Sănătatea și securitatea la locul de muncă

Ne angajăm să menținem un mediu de lucru sănătos și sigur, precum și condiții de lucru echitabile. Vom evita orice comportament ce poate amenința sănătatea sau siguranța celorlalți sau a noastră înșine.

6.     Protecția bunurilor/activelor aparținând companiei

Bunurile și resursele societății vor fi utilizate în scopuri relaționate cu obiectivele noastre profesionale, cu respectarea regulilor interne și în conformitate cu reglementările legale. Ne angajăm să tratăm cu grijă bunurile societății, cum ar fi echipamentele, facilitățile operaționale, precum și bunurile necorporale (de exemplu: proprietatea intelectuală, inclusiv licențele software) și să le protejăm împotriva abuzului, pierderii sau furtului.

7.     Prevenirea conflictelor de interese

Ne asigurăm că interesele private personale nu intră în conflict cu obligațiile pe care le avem față de societatea noastră. Un conflict de interese este o situație sau împrejurare care poate să apară în procesul operațional sau decizional, în care interesul personal, direct ori indirect, al personalului şi membrilor structurii de conducere/persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul Societății contravine interesului acesteia, astfel încât afectează sau ar putea afecta independentă și imparțialitatea în luarea deciziilor, raționamentul profesional ori îndeplinirea la timp și cu obiectivitate a îndatoririlor aferente atribuțiilor sau care ar putea afecta, prin natura sa, integritatea ori stabilitatea Societății sau a pieței financiare.

Conflictele de interese sunt de evitat și trebuie identificate cât mai curând posibil, dacă ele apar.

Conflictele de interese pot apărea, de exemplu, atunci când noi sau persoanele apropiate nouă obținem/obțin un avantaj necuvenit din poziția noastră în cadrul societății sau din dezvăluirea sau accesul la informații confidențiale. Daca un conflict nu poate fi evitat, îl gestionăm într-un mod corect și profesionist, în special prin dezvăluirea imediată a conflictului, superiorului nostru.

Întrucât pot apărea conflicte de interese prin exercitarea de către angajați a unor activități secundare (de exemplu: activități politice, servicii, consultanță, apariții publice, funcții deținute în cadrul altor persoane juridice, activități onorifice), înțelegem că ne putem asuma o astfel de funcție numai dacă și în măsura în care orice conflict de interese, inclusiv orice aspect al acestuia, poate fi exclus.

Sunt strict interzise desfășurarea de activități de muncă cu entitățile concurente Societății.

8.     Prevenirea corupției și a mitei

Ne opunem tuturor formelor de corupție și mită. Corupția este folosirea abuzivă a autorității pentru câștigul privat al persoanelor, fie prin comportament activ sau pasiv, în calitate de destinatar sau furnizor.

• Cadouri, invitații și alte beneficii

Niciun membru al personalului societății nu poate accepta cadouri, invitații sau orice alte beneficii și nici nu poate să facă orice tip de cadouri, invitații sau să acorde orice alte beneficii a căror valoare depășește prevederile legale aplicabile sau reglementările interne și/sau care sunt realizate cu intenția de a obține un avantaj necorespunzător, direct sau indirect. Tratăm cu deosebită atenție situația de acordare a unor cadouri, invitații sau beneficii funcționarilor publici.

• Donații și sponsorizări

Ne angajăm să facem donații și sponsorizări numai cu respectarea cadrului legal aplicabil și numai în măsura în care acestea nu dăunează reputației societății.

• Contribuții și donații politice

Nu vom face contribuții, donații sau sponsorizări către partide politice și organizații conexe.

9.     Protecția datelor

Respectăm cu atenție reglementările UE și locale privind protecția datelor. Protejăm datele personale furnizate de clienți, parteneri de afaceri și angajați împotriva accesului neautorizat sau a utilizării ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale. Datele cu caracter personal sunt colectate, prelucrate și utilizate numai în scopuri specificate, explicite și legitime și în măsura în care acestea sunt strict necesare. Respectăm în totalitate drepturile persoanelor ale căror date le colectăm, procesăm sau utilizăm.

Acordăm o atenție deosebită securității sistemelor noastre și a datelor cu caracter personal stocate în acestea, prin monitorizare constantă. În cazul unui eveniment neprevăzut, luăm măsuri imediate pentru remedierea incidentului, în conformitate cu prevederile legislative în vigoare. De asemenea, raportăm incidentele către autoritatea de supraveghere pentru protecția datelor (ANSPDCP) și atunci când este necesar acest lucru, către persoana vizată/persoanele vizate.

10.  Gestionarea informațiilor confidențiale

Informațiile confidențiale deținute de societate sau care ne-au fost puse la dispoziție de către clienți sau parteneri de afaceri se supun unui tratament confidențial și obligației noastre de a păstra secretul asupra acestora. Dezvăluim informații confidențiale numai părților care au o necesitate expresă de a le cunoaște, dacă există o autorizare punctuală sau există necesitatea din punct de vedere legal.

11.  Concurența loială

În calitate de societate activă pe piața pensiilor private din România, tratăm cu respect societățile concurente și conceptul de piață liberă respectând pe deplin toate regulile anticoncurențiale aplicabile. Respingem orice comportament care discreditează concurenții, produsele sau serviciile acestora sau induce în eroare clienții în evaluarea concurenților. În plus, nu tolerăm nicio formă de conduită care vizează restrângerea concurenței libere și loiale și ne abținem de la orice comportament care afectează negativ piața.

12.  Prevenirea abuzului de piață

Luăm măsuri pentru a preveni abuzul de piață, adică abuzul de informații privilegiate și manipularea pieței.

În cazul în care deținem informații privilegiate, ne este interzisă tranzacționarea directă sau indirectă, de instrumentele financiare respective în cont propriu sau în contul unei terțe părți, utilizând informațiile privilegiate sau să facem recomandări altora cu privire la instrumentele financiare în cauză („insider dealing”). În plus, nu vom dezvălui ilegal sau nu vom pune la dispoziție informații privilegiate către terți. Nu divulgăm informații și nu realizăm nicio acțiune care oferă sau ar putea să dea semnale false sau înșelătoare cu privire la oferta, cererea sau prețul unui instrument financiar.

13.  Prevenirea spălării banilor, a finanțării terorismului și a încălcării sancțiunilor

Susținem eforturile internaționale de prevenire a abuzului sistemelor financiare în scopuri de spălare a banilor și finanțare a activităților teroriste. Pentru a ajuta prevenirea și pentru a participa la urmărirea unui astfel de abuz, ne angajăm să obținem informații fiabile despre identitatea clienților noștri în ceea ce privește principiul „cunoaște-ți clientul”. Ne angajăm să verificăm cu atenție și, dacă este necesar, să respingem activitățile care par a fi ilegale.

Respectăm regimurile de sancțiuni internaționale și naționale. În acest sens nu ne vom angaja în  activități comerciale care fac obiectul unor astfel de sancțiuni și nu ne vom implica în relații de afaceri cu persoane și organizații sancționate.

14.  Tratamentul echitabil și profesional al clienților

Tratăm preocupările clienților și ale partenerilor de afaceri întotdeauna într-o manieră corectă, competentă, prietenoasă, profesionistă și în timp util și nu acceptăm nicio practică înșelătoare. Ne străduim să oferim clienților noștri toate informațiile relevante pentru a le permite să ia o decizie bine informată și adecvată în interesul lor. Ne asigurăm că plângerile clienților sau partenerilor de afaceri sunt tratate corect și în timp util, în conformitate cu toate prevederile legale aplicabile.

15.  Transparența în comunicare

Relațiile noastre cu partenerii de afaceri și autoritățile se disting prin colaborare reciprocă, onestă, corectă, respectuoasă și de încredere. Suntem deschiși comunicării și cooperării atât la nivel național, cât și internațional. Comunicarea cu mass-media, acționarii și autoritățile publice trebuie să fie gestionată numai de persoane și funcții autorizate.

În cazul intervențiilor publice sau a participării la discuții publice într-o manieră care ar putea fi percepută ca acționând în calitate de un reprezentant al societății fără a fi avut autorizația de a face acest lucru, vom preciza că acționăm ca persoană fizică în nume propriu și nu ca reprezentant al societății.

Ne angajăm să oferim informații financiare complete, exacte, corecte, reale, ușor de înțeles și în timp util. Garantăm conformitatea atât cu standardele de contabilitate locale, cât și cu cele de grup și îndeplinirea obligațiilor fiscale. În plus, colaborăm strâns cu autoritățile de reglementare ale pieței financiare și cu alte autorități de reglementare pentru a asigura integritatea informațiilor.